Gestión de equipos y procesos a distancia, claves y desafíos en cuarentena

Ante la cuarentena impuesta a consecuencia del Covid-19, muchas industrias se han visto en la necesidad de realizar su gestión de equipos y procesos de forma remota. Una panadería o una empresa metalúrgica con poca automatización, sin duda,  va a tener una gran impacto en su producción; por el contrario, en las empresas más ligadas al trabajo en un oficina el impacto es menor, porque tecnológicamente es posible extender las funcionalidades del trabajo. El tema se complejiza cuando, además de extender la funcionalidad, se  quiere hacer de manera segura.

En ese escenario, existen varias problemáticas relacionadas a la extensión de las herramientas, equipos y procesos, desde los lugares físicos hacia –por ejemplo- los hogares, producto del teletrabajo. La buena noticia es que este concepto se lleva trabajando hace varios años y hoy existen  varias soluciones tecnológicas para ayudar en esta tarea.

Algunas consideraciones que se deben tener en cuenta tienen que ver con el lugar físico en el teletrabajo (si existe o no un lugar agradable y silencioso donde poder trabajar en la casa);  si se dispone o no de una buena cobertura de conexión a internet y  si se puede priorizar entre la conexión -por ejemplo, a Netflix de los hijos-  y  la conexión del trabajador a una reunión importante (con video), donde las dos conexiones van a pelearse el acceso a internet disponible.  Eso afecta a las reuniones porque continuamente los usuarios se desconectan o lisa y llanamente no logran conectarse, lo que hace más lenta la gestión y las tareas propias de cada organización.

Así, los principales desafíos que conlleva la gestión de equipos y procesos a distancia en esta contingencia actual no son menores. Evidentemente, existe cierto temor por parte de las jefaturas respecto  del nivel de productividad que se puede mantener desde el hogar, pues existen más elementos distractores, como son los hijos, parejas, etc.

Además, están los desafíos relacionados con extender todas las herramientas (estaciones de trabajo, consolas, anexos, etc.) que se disponen en el lugar físico de las organizaciones hacia los hogares. Esto implica hacerlo de manera segura y controlada. Normalmente, en las organizaciones con una alta concientización de la seguridad, controlan el acceso a la red, a las impresoras o los medios de almacenamiento, etc. Esto se puede perder desde un trabajo remoto, por lo tanto, extender la oficina a la casa representa un gran reto desde el punto de vista de recursos y mano de obra de las áreas encargadas.

Otro gran desafío está relacionado con las personas. En grupos de trabajo, la retroalimentación es constante y eso se podría perder estando cada uno en solitario en su hogar.

Soluciones

Hace varios años que el concepto de gestión a distancia ya se aplica para los usuarios administradores de los sistemas de las organizaciones. Por ejemplo, los camiones mineros son manejados a distancia y en los Data Center no hay administradores parados frente a los racks de servidores.

Por lo tanto, ante esta contingencia mundial, la principal recomendación  se relaciona con asegurar que las conexiones se realicen de manera controlada y segura. Es deseable poder autenticar y autorizar a la persona a cargo con algún medio de autenticación robusta, el cual puede ser alguna mezcla entre su huella, su celular y su clave. Esto para impedir que cualquiera se conecte y que  la persona autorizada tenga acceso a todas las herramientas sin tener que estar poniendo claves distintas en cada sistema (Single Sign-On, SSO).

Por último,  también es aconsejable implementar mecanismos de flujos de aprobación y auditorías, además de una solución para poder grabar la sesión realizada por el colaborador. Con ello, las jefaturas podrán evaluar la productividad de sus colaboradores, pues  los videos pueden ser usados para capacitar a otros o como registro de la manera en que se debe hacer el trabajo. 

Hoy, la tecnología más que nunca es nuestra aliada para una gestión de equipos y procesos a distancia eficiente y segura.