inConcert: ¿Cómo construir un sistema telefónico de IVR en la era digital?
El teléfono continúa siendo el canal más utilizado para el contacto entre clientes y marcas, y por lo tanto el rol de los IVRs (del inglés «Respuesta de Voz Interactiva») sigue siendo central para brindar una óptima experiencia a quienes se contactan telefónicamente.
Lo fundamental a tener en cuenta es, justamente, mantener la óptima experiencia ante un cliente cada vez más exigente y que demanda soluciones inmediatas. Entonces el objetivo del IVR, sea entrante o saliente, debe ser más que nunca facilitar la gestión con autoservicio. Y no, como aún sucede en algunas empresas, abrumarlo con una infinidad de opciones imposibles de seguir y que hacen que el cliente termine abandonando la llamada.
Cinco tendencias a tener en cuenta para construir un IVR efectivo
1) Aporta valor a tu IVR: Un IVR puede funcionar simplemente como un sistema de pre-atención, que transfiere las llamadas al número interno correspondiente. Pero también puede ir varios pasos más allá y resolver las consultas o pedidos del cliente sin necesidad de transferir la llamada.
Las tecnologías actuales permiten captar datos e integrarlos con los sistemas de la empresa desde el IVR. Incluso se pueden configurar IVRs dinámicos, que en vez de brindar un menú prefijado de opciones, van modificando su comportamiento en tiempo real, sin interrumpir el servicio brindado al cliente.
2) Emplea tecnologías vocales para dar una atención conversacional: Una de las formas más innovadoras para aportar valor a los clientes que interactúan con el IVR es incorporar tecnologías vocales como vocalización de texto (TTS – Text To Speech), reconocimiento automático de voz (ASR – Automatic Speech Recognition) o identificación por biometría de voz. Estas tecnologías hacen que el IVR esté lejos de los inflexibles menús tradicionales (donde si pulsamos un dígito errado debemos volver a empezar, por ejemplo) y le dan más naturalidad a la interacción. Y además, hacen que el cliente no deba elegir una opción predeterminada que quizás no se ajuste a lo que necesita, y pueda expresar específicamente su consulta.
La tecnología más avanzada en este sentido son los portales cognitivos de voz: se trata de bots telefónicos que interpretan el lenguaje natural con el que se comunican los usuarios y dan una atención más humanizada y cercana que el IVR convencional. Pero incluso en caso de que no se aplique un bot inteligencia artificial, la tendencia apunta a dar un tono conversacional a la interacción, y eso debe estar en el foco a la hora de construir el IVR.
3) Integra el IVR con otros sistemas: Para que el IVR tenga un alto grado de resolutividad de los casos y funcione como una terminal de autoservicio (algo muy apreciado por los clientes más jóvenes), es fundamental integrar de forma estrecha el IVR con los datos y aplicaciones de la empresa, desde el CRM hasta el sistema de cobranzas. De esta forma, los clientes acceden a un abanico amplio de opciones autogestionadas, desde consultar por sus facturas o estados de cuenta, pedir la autorización de un crédito, avanzar en un trámite o incluso hacer una transferencia entre cuentas, todo desde el IVR, sin esperas en línea.
4) Aprovecha cada segundo en línea: Pocas cosas más frustrantes para un cliente que esperar en línea. Incluso cuando se le comunica al cliente cuál es el tiempo estimado de espera, esos minutos pueden parecer horas.
Para aprovecharlos, puedes sustituir la típica música instrumental de fondo por información valiosa para el cliente, sobre nuevos lanzamientos u ofertas disponibles (y si la selección de este contenido es en base al perfil del cliente, mucho mejor). Quizás esa llamada podría resolverse ingresando a la plataforma web de la empresa: menciónalo en la grabación de tu IVR y fomenta la autogestión digital.
5) Analiza los datos para mejorar procesos y conocer al cliente: Así como es importante analizar los reportes de las llamadas y chats en el centro de contactos, también lo es indagar en los datos específicos del IVR. Los reportes de IVR permiten conocer en profundidad el comportamiento de los clientes ante estos sistemas, cuáles son las opciones más solicitadas, los puntos de abandono más problemáticos y los tiempos promedio de cada interacción, entre otros datos.
Analizarlos permite avanzar en la mejora constante de los procesos de atención, eliminando los pasos innecesarios y evaluando funcionalidades nuevas para incrementar la satisfacción de los clientes.
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